社会人へのメールの書き方!知って損なし、これだけは気を付けたいマナー!!



こんにちは!モグジョブ編集部のつっつーです!



就職活動を進めていく中で、社会人に対してメールを書く機会が出てくると思います。


初めてのメールって、なんだか妙に緊張しますよね。


そんなとき、送る時間帯は?文章の始め方は?マナーって?などと疑問が浮かぶと思います。

今回は、これだけは気を付けたい!社会人へのメールの送り方をご紹介致します。



メールの基本マナーとは?


①時間帯やタイミングは?
②宛名と締めくくりに注意!
③変なメールアドレスを使わない!
④その他(件名・構成・改行マナー)




・時間帯やタイミングは?


まず、就活で企業にメールを送る際は送る曜日や時間に注意しましょう!


具体的には、営業時間内が無難です。
土日がお休みの企業なら平日に送りましょう。
時間は多くの企業が9時から~17時までが営業時間となっています。

自分の意志や情報を相手に伝えるので、確認出来る時間帯かどうかには気遣いが必要です。

ただ、急ぎでは無いような内容など、連絡が明日や休日明けで良いものでしたら、そこまで注意する必要はありません。
用件に合わせて、時間帯は意識しましょう。


何よりも、メールを確認したらなるべく早いタイミングで返信をするようにしましょう。
もし、すぐに返信が出来ない理由があるのなら、「〇日までにお返しします。」との連絡をするのが良いです。




・宛名と締めくくりに注意!


メールの書き初めには相手の宛名を必ず書きましょう。

通常よくある形は、「会社名」を記載し、改行して「相手の名前」が多いです。
また、「役職」を記載することもありますが、必須ではありません。同じ名前の方がいらっしゃる場合や、メールアドレスが部署全体に届くアドレスの場合(saiyo@mogjob.comなど個人宛じゃなさそうなアドレス)は、書いてあげた方が親切です。

要は、これによって相手は自分宛てのメールだと確認できることが大切です。

もし相手の方の名前がわからない場合は、「ご担当者様」や「採用担当者様」などでも大丈夫です。


(例1)
株式会社モグジョブ
田中太郎 様

(例2)
株式会社モグジョブ
人材開発部 課長
田中太郎 様



また、締めくくりには「よろしくお願いします。」系で締めるパターンが多いです。
・よろしくお願い申し上げます。
・よろしくお願いいたします。


文章の流れで、「どうぞ」「何卒」「引き続き」「今後とも」などを付ける場合もありますので、参考にしてください。
・どうぞよろしくお願い申し上げます。
・今後ともよろしくお願いいたします。

など。


・変なメールアドレスを使わない!



企業に出すメールアドレスは私用のものではなく、大学指定のものやなければGoogleのメール(Gmail)を使用するのがオススメです。
理由としては、Gmailは保存容量が大きくメールの整理がしやすいからです。就活の際、いくつもの企業からのメールを仕分けることができるので就活に向いています。
また、Gmailはネームブランドがありますので企業の方に悪い印象を与えにくいです。




・その他


件名:件名は長すぎず、「〇〇の件」「××について」で内容がわかるように記載。

構成:メール本文の基本的な構成は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」となります。

改行:PCだと、適度に改行がされていないと読みづらくなります。目安は1文ごと、長い文章では25文字前後で改行を入れましょう。また、内容に応じて行を入れて文章を離すとメリハリがついて読みやすくなります。


以上がメールを出すうえで注意する点です。



例文



実際にメールの例文を見てもらった方が伝わりやすいと思いますので2つの例文を紹介します!

こちら2つは使う場面が出てくると思いますので参考にしてください!

 

・提出物を提出するときの例文


件名:応募書類の提出について

 

○○株式会社
○○部
○○○○様


お世話になっています。(はじめまして。)
○○大学○○学部○○○○です。

応募書類の提出のため、ご連絡いたしました。
PDF形式で、本メールに添付いたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご査収ください。

今後ともよろしくお願い申し上げます。


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○○大学○○学部○年
○○ ○○(名前)
Tel:090-1234-5678
Mail:ABCD1234@gmail.com

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・面接の日程を調整するときの例文


件名:Re:(企業の方の件名をそのまま送る)

 

○○株式会社
○○○○様
 

面接日程調整のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示していただいた日程のうち、以下の日程でしたら貴社にお伺いすることが可能です。
 

・○月○日(○) ○○:○○~○○:○○
・○月○日(○) ○○:○○~○○:○○
・○月○日(○) ○○:○○~○○:○○

お忙しいところ恐れ入りますが、
何卒、よろしくお願い申し上げます。

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○○大学○○学部○年
○○ ○○(名前)
Tel:090-1234-5678
Mail:ABCD1234@gmail.com

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今回は以上になります。

最近、チャットやメッセンジャーなどの連絡手段もありますが、社会人とのやり取りではメールは送る機会が必ず出てくると思います。

今回の内容を参考にして、失礼のないメールを作成しましょう!!