【状況別】OB・OG訪問でのメールの書き方を紹介！注意点も解説！

就活コミュニケーションマナー

社会人の先輩から貴重な“生”の声が聞けるＯＢ・ＯＧ訪問。

初めてOB・OG訪問をしようとする就活生の中には、メールの書き方が分からずなかなか依頼ができず困っている方もいるでしょう。
そこで今回は、OB・OG訪問でのメールの書き方を、状況別で解説します。

マナーを守って丁寧なメールをすることで、相手からの印象も良くなり、結果的に良いOB・OG訪問につながる可能性もあります。

ぜひ、最後までご覧ください。

【状況別】OB・OGメールの書き方を紹介！

状況別のOB・OGメールの書き方として、以下の3つを紹介します。

・依頼メールの書き方
・返信メールの書き方
・お礼メールの書き方

上記のポイントを抑え、どんな場面のメールも書けるようにしましょう。

依頼メールの書き方

OB・OG訪問で依頼メールを書く際には、最初に先輩の連絡先を知った経緯を伝えましょう。

連絡先を知った経緯を明記しないと「個人情報が流出したのではないか？」と、先輩を不安な気持ちにさせてしまう可能性があります。

また、その次に先輩が務める企業への志望動機を記載しておくとよいでしょう。なぜ自分に依頼がきたのかが分かる他、熱意を伝えるためでもあります。

依頼メールを送信する時点では、先輩がOB・OG訪問を受けてくれるのか分かりません。

そのため、OB・OG訪問を受けてくれる前提で話を進めないようにしてください。

もし受けてもらえる場合は、候補日を2~3日挙げていただくようお願いしましょう。

返信メールの書き方

OB・OG訪問を受け入れてくれた場合は、承諾してくれたことへのお礼メールを欠かさず行いましょう。

できれば、当日質問したいことをメールに書き添えておくと、先輩も心構えがしやすくおすすめです。

先輩の仕事の状況によっては、途中でキャンセルになる可能性もあります。

自分の携帯電話番号をメールに記載しておけば、途中でキャンセルになった場合にスムーズに連絡をもらえます。

先輩が安心してOB・OG訪問に協力できるように、メールに電話番号を記載しておきましょう。

また、OB・OG訪問を断られた場合でも、必ず返信はするべきです。

わざわざスケジュールを確認し、メールの返信をしてくれたことへのお礼を記載しましょう。

お礼メールの書き方

OB・OG訪問のお礼メールは、訪問日当日中に送るようにしましょう。

お礼メールでは、OB・OG訪問の感想や学んだことを具体的に記載し、感謝の気持ちも同時に伝えてください。

OB・OG訪問でメールを送る際の3つの注意点

OB・OG訪問でメールを送る際の注意点は、以下の3つが挙げられます。。

・件名は分かりやすく設定する
・24時間以内に返信する
・アポ決定後の予定変更は原則なし

それぞれ詳しく説明します。

件名は分かりやすく設定する

OB・OG訪問に限らず、ビジネスメールでは件名を分かりやすく設定しましょう。

たとえば、件名に「はじめまして」と書かれていては、瞬時にどのような内容のメールなのかが理解できません。

件名で瞬時に内容が理解できるように「OB・OG訪問のお願い(〇〇大学〇〇)」といった件名がオススメです。

24時間以内に返信する

ビジネスメールは、24時間以内に返信しましょう。

人によっては、24時間以内に返信できないと相手に情報が伝わっているのか不安に感じる場合もあります。

メールに気付いたら、すぐに返信することを心掛けましょう。

アポ決定後の変更は原則なし

OB・OG訪問では、アポ決定後の予定変更は原則できません。

先輩たちは、忙しい時間の合間を縫って訪問日を空けてくれているのに、自身の都合で予定を変更するのは失礼になります。

しかし、体調不良などの事情で変更せざるを得ない場合もあるでしょう。

やむを得ない場合は、なるべく早めに謝罪し、変更理由を伝えつつ訪問日を変更できないか確認してください。

まとめ

会社説明会などで人事の人から聞く話とは違い、実際に働く人の視点からやりがいや会社の雰囲気などを聞くことができるOB・OG訪問。
志望業界や志望企業が絞り込めてきたら、この記事を参考に、ぜひ取り組んでみてください。

この記事を書いた人

yasushoさん

主に就活系やビジネス系の記事を執筆しているWebライターyasushoです。
自身の就活経験を元に就活情報を発信していきます。
これから、就活をしようと考えている人の参考になれば嬉しいです。

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